Teknisten asiakirjojen hallinta
Piirustusten, pöytäkirjojen, suunnitelmien, käyttöohjeiden ja muiden teknisten asiakirjojen kokoaminen sekä ylläpito.
DOKUMENTOINTI JA TIEDONHALLINTA
Dokumentointi ja tiedonhallinta
Ajantasainen tieto helposti löydettävissä.
Ajantasainen dokumentointi helpottaa kiinteistön hallintaa ja varmistaa, että tarvittavat tiedot ovat löydettävissä oikeaan aikaan. Fokustek kokoaa tekniset asiakirjat, tarkastus- ja korjaushistorian sekä muun kiinteistötiedon selkeäksi kokonaisuudeksi.
Tieto järjestykseen, päätöksenteko helpommaksi.
Kiinteistön tekninen tieto on arvokasta vain, jos se on ajantasaista, löydettävissä ja hyödynnettävissä. Fokustek auttaa ylläpitämään dokumentaation selkeänä ja kokoamaan hajallaan olevan tiedon yhteen.
✓Tekniset asiakirjat hallinnassa
✓Tarkastus- ja korjaushistoria ajan tasalla
✓Tieto päätöksenteon tukena
PALVELUN SISÄLTÖ
Mitä dokumentointi ja tiedonhallinta sisältää?
Palvelun sisältö sovitetaan kiinteistön tarpeeseen. Fokustek voi järjestää olemassa olevan aineiston, rakentaa selkeän dokumentointitavan tai ylläpitää tietoa jatkuvana palveluna.
Tarkastus- ja korjaushistorian ylläpito
Katselmusten, korjausten ja muiden toimenpiteiden tietojen kirjaaminen niin, että kiinteistön historia säilyy helposti jäljitettävänä.
Dokumenttien jäsentely
Aineiston nimeäminen, luokittelu ja järjestäminen selkeäksi kokonaisuudeksi, josta tarvittavat tiedot löytyvät nopeasti.
Tiedon hyödyntäminen päätöksenteossa
Ajantasaisen teknisen tiedon kokoaminen hallituksen, isännöinnin ja muiden päätöksentekijöiden käyttöön.
Luovutusaineistojen hallinta
Korjaushankkeiden ja muiden projektien toteuma-aineistojen kokoaminen, tarkistaminen ja tallentaminen.
Ajantasaisuuden seuranta
Dokumenttien päivitystarpeiden seuranta ja varmistaminen, jotta käytössä ei ole vanhentunutta tai ristiriitaista tietoa.
TOIMINTAMALLI
Näin tieto saadaan hallintaan
Dokumentointi rakennetaan käytännölliseksi: tieto löytyy nopeasti, päivitysvastuut ovat selvät ja kokonaisuus palvelee kiinteistön päivittäistä johtamista.
1
Kartoitus
Selvitetään nykyiset asiakirjat, järjestelmät, puutteet ja tärkeimmät tiedonhallinnan tarpeet.
2
Jäsentely
Luodaan selkeä rakenne ja yhtenäinen tapa nimetä, luokitella ja tallentaa dokumentit.
3
Päivitys
Täydennetään puuttuvia tietoja ja viedään ajantasaiset asiakirjat sovittuun kokonaisuuteen.
4
Ylläpito
Pidetään dokumentaatio ajan tasalla korjausten, katselmusten ja muiden muutosten yhteydessä.
Haluatko kiinteistösi dokumentit järjestykseen?
Kerro meille nykytilanteesta, niin katsotaan yhdessä käytännöllinen tapa saada tekninen tieto hallintaan ja pidettyä se ajan tasalla.